ST 02 - B Mannauðsstefna 115 Security ehf

Skjalnúmer:       ST 02-B

Útg.d.:                 26.10.2023

Útgáfa:                1.1

Áb.maður:          Framkvæmdastjóri 115

Mannauðsstefna 115 Security er tilgreind í starfsmannahandbók fyrirtækisins

115 Security leitast við að ráða til sín hæft og metnaðarfullt starfsfólk sem vinnur eftir gildum okkar, heiðarleiki, þekking og traust. Gildin, sem leiðbeina okkur í því hvernig við störfum, ásamt stöðugri þjálfun miða að því að efla starfsmenn, viðhalda öflugri liðsheild, tryggja ánægju viðskiptavina og hámarka árangur 115 Security og viðskiptavina okkar.

Eftirfarandi þættir eru leiðarljós okkar við stjórnun mannauðs hjá 115 Security: mission is to createslue-added security solutions for our clients.

Ráðningar og starfslok

Við ráðum til starfa hæfasta fólkið á okkar starfssviðum.

Unnið er faglega að ráðningum og til eru starfslýsingar fyrir öll störf.

Við tökum öll vel á móti nýliðum og fá þeir stuðning og þjálfun í starfi.

Starfsmönnum sem hætta störfum hjá fyrirtækinu er boðið upp á starfslokasamtal við sinn næsta yfirmann eða mannauðsstjóra og ávallt leitast við að starfslok verði með jákvæðum hætti.

Starfsmönnum, sem láta af störfum fyrir aldurssakir, er boðið að fara á sérstakt námskeið fyrir þá sem eru að hverfa af vinnumarkaði vegna aldurs.

Fræðsla og starfsþróun

Við berum ábyrgð á hæfni okkar og frammistöðu.

Við öflum okkur þeirrar þekkingar sem starf okkar krefst.

Við skiljum að það er ábyrgð okkar að þekkja þjónustuframboð fyrirtækisins.

115 Security hvetur starfsfólk til að þróast og vaxa í starfi. Boðið er upp á vönduð námskeið sem og þjálfun sem miðar að því að gera starfsmenn sem hæfasta í starfi.

Lögð er áherslu á tækninýjungar og við fylgjumst öll með því nýjasta á því sviði.

Við kennum hvert öðru.

Starfskjör

Launakjör starfsmanna taka mið af kjarasamningum þar sem við á. Þar sem laun eru ákveðin með persónubundnum hætti hjá 115 Security taka þau mið af ábyrgð og innihaldi starfsins, hæfni, færni, vinnuframlagi og árangri starfsmanns. Launaupplýsingar er að finna í ráðningarsamningum sem hver og einn starfsmaður skrifar undir.

115 Security starfar samkvæmt jafnlaunakerfi og er jafnlaunastefnan í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012 og í samræmi við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.

Stjórnun og endurgjöf

Skipulag okkar og ferli eru skýr. Við vitum til hvers er ætlast af okkur.

Stjórnendur hvetja og veita skýra endurgjöf.

Stjórnendur og starfsmenn bera sameiginlega ábyrgð á góðu upplýsingaflæði.

Lögð er áhersla á gagnkvæmt traust yfirstjórnar og starfsmanna og stuttar boðleiðir.

Starfsumhverfi

Lögð er áhersla á opið og jákvætt starfsumhverfi, samheldni og að starfsmönnum líði vel í vinnunni.

Við sýnum hvert öðru virðingu í samskiptum og erum stolt af því að vinna hjá 115 Security.

Lögð er áhersla á að tækjabúnaður og aðstaða sé eins og best verður á kosið.

STE-0448-B  Jafnlaunastefna 115 Security

Skjalnúmer:       STE-0448-B

Útg.d.:                 26.09.2022

Útgáfa:                1.0

Áb.maður:          Framkvæmdastjóri 115

115 Security starfar samkvæmt jafnlaunakerfi og er jafnlaunastefnan í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012 og í samræmi við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna. Nær stefnan til allra starfsmanna 115 Security. Markmið er að fólk fái sömu laun fyrir sömu eða jafnverðmæt störf óháð kyni.

Tilgangur jafnlaunastefnu

• Viðhalda jafnlaunakerfi sem byggist á jafnlaunastaðlinum ÍST 85:2012
• Framkvæma launagreiningu minnst einu sinni á ári þar sem borin eru saman jafnverðmæt störf og athugað hvort mælist munur á launum eftir kyni og kynna helstu niðurstöður fyrir starfsfólki
• Bregðast við óútskýrðum launamun með stöðugum umbótum og eftirliti
• Gera innri úttekt og rýna kerfið og árangur þess með stjórnendum minnst árlega
• Fylgja viðeigandi lögum, reglum sem í gildi eru á hverjum tíma og tengjast jafnlaunakerfi
• Kynna jafnlaunastefnuna fyrir starfsmönnum 115 Security og hafa hana aðgengilega á heimasíðu 115 security.

Framkvæmdastjóri 115 Security ber ábyrgð á jafnlaunastefnu fyrirtækisins, jafnlaunakerfi og að þeim lagalegu kröfum sem tengjast jafnlaunakerfi 115 Security sé framfylgt. Framkvæmdastjóri ber einnig ábyrgð á að viðhalda jafnalaunakerfinu í samræmi við staðalinn ÍST 85:2012.

STE-0450-B Jafnréttisstefna 115 Security

Skjalnúmer:       STE-0450-B

Útg.d.:                 26.09.2022

Útgáfa:            1.1

Áb.maður:          Framkvæmdastjóri 115

Jafnréttisstefna 115 Security byggir á lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.

Markmið stefnunnar er að koma á og viðhalda jöfnum tækifærum starfsfólks óháð kyni, uppruna, aldri og/eða trúarbrögðum. Störf verði ekki flokkuð sem karla- eða kvennastörf og standi öllum til boða óháð kyni. Við ráðningar verði leitast við að jafna hlutföll kynjanna, að uppfylltum hæfnisskilyrðum. Starfsmenn njóti sömu tækifæra til starfsþróunar, símenntunar, endurmenntunar og framgangs í starfi óháð kyni. Starfsmenn hafi sömu tækifæri til að samræma vinnu og einkalíf, svo sem við fæðingarorlof, leyfi vegna veikinda barna og annan sveigjanleika óháð kyni. Starfsmenn njóti sömu tækifæra, réttinda og starfsaðstæðna; þ.m.t. varðandi vinnutíma óháð kyni. Starfsumhverfi fyrirtækisins skal vera laust við einelti, kynferðislega áreitni, kynbundið áreiti og ofbeldi í samræmi við reglugerð 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum

            Stefna samþykkt af stjórn 115 Security þann 19.10.22

STE-0441 Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna 115 Security ehf

I. Almennt

Persónuvernd þín skiptir 115 Security ehf miklu máli. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir stefnuna. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu 115 Security.

II. Persónuverndarlöggjöf

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið. Taka lögin m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga.

III. Ábyrgð

115 Security ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni. 115 Security ehf. með aðsetur að Austurhöfn 2, 101 Reykjavík eru löglegir stjórnendur persónuupplýsinga sem þú veitir fyrirtækinu. Hægt er að hafa samband við okkur að Austurhöfn 2. 101 Reykjavík eða með því að senda skriflega fyrirspurn á 115@115.is og með því að hringja í 5115115.

IV. Söfnun og notkun

Samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd og, þar sem við á, samþykki þitt getum við og þjónustuveitendur okkar (sem gætu komið fram fyrir hönd fyrirtækisins) safnað persónuupplýsingum um þig:

• um nafn þitt, símanúmer og netfang til að geta svarað fyrirspurnum og brugðist við óskum þínum, til að svara spurningum þínum og athugasemdum,
• um nafn þitt, kennitölu, símanúmer, heimilisfang, netfang, dulkóðað númer kreditkorts, bankaupplýsingar, mat á greiðslugetu, vegna sölu á vöru og þjónustu sem við bjóðum upp á eða höfum milligöngu um,
• um nafn þitt, kennitölu, heimilisfang, tegund, umfang og dagsetningu viðskipta til að geta uppfyllt skyldu okkar samkvæmt bókhaldslögum,
• um nafn þitt, heimilisfang, símanúmer og netfang, fæðingardag og aldur með þínu samþykki til að geta veitt þér kost á að taka þátt í könnunum, kynningarherferðum með verðlaunum, keppnum og öðrum kynningum og eða til að geta sent þér kynningarefni, tilboð eða sérsniðnar auglýsingar,
• um nafn þitt og netfang með þínu samþykki til að geta gert þér kleift að nota vef- og samfélagsmiðlasíður okkar,
• myndbandsupptökum af þér í öryggismyndavélakerfi fyrirtækisins. Tilgangur öryggismyndavélakerfis er einkum öryggis- og eignavarsla, til að gæta hagsmuna fyrirtækisins, viðskiptavina þess og starfsmanna,
• um ferðir þínar í þjónustubifreið með notkun ökurita, svo sem staðsetningu og hraða.
• upplýsingar kunna að safnast sjálfkrafa s.s. þegar þú heimsækir heimasíður okkar, t.d. IP-tala þín og upplýsingar um tölvukerfið sem er notað. Einnig eru skráðar upplýsingar um hvernig þú notar heimasíðu okkar. Þessum upplýsingum er safnað með notkun vafrakaka (e. Cookies) en nánari upplýsingar um vefkökur má finna hér neðar (sjá undir Vafrakökur).

V. Miðlun

Við seljum aldrei persónuupplýsingar um þig. Við miðlum aldrei persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir (sem þér er frjálst að hafna) nema þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum eða í þeim tilvikum sem talin eru upp í IV. kafla eða í næstu málsgrein.

Okkur er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki okkar í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita þér þjónustu eða vöru sem þú hefur beðið um eða samþykkt. Okkur er einnig heimilt að deila upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni t.d. við innheimtu á vanskilakröfu. Við deilum einnig upplýsingum, í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með okkur við gæða- og markaðsstarf. Við afhendum vinnsluaðilunum einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir þá í framangreindum tilgangi og gerum við þá samning þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda upplýsingum um þig öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi.

Þá er athygli þín vakin á að allt efni sem þú birtir eða deilir á samfélagsmiðlasíðum okkar eru opinberar upplýsingar. Athygli þín er vakin á að með því að tengja saman síðureikning þinn og samfélagsmiðlareikninginn okkar gefur þú okkur leyfi til að deila upplýsingum með veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar og notkun þeirra upplýsinga sem við deilum stjórnast af stefnu samfélagsmiðilsins um persónuvernd. Ef þú vilt ekki að persónuupplýsingum þínum sé deilt með öðrum notendum eða með veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar, skaltu ekki tengja samfélagsmiðlareikninginn þinn við síðureikninginn eða deila efni inn á samfélagsmiðla frá síðunni.

VI. Þriðju aðilar

Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndarstefnu þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Apple, Google og Microsoft ásamt þeirri greiðsluþjónustu sem þú kýst að nota.

VII. Verndun

115 Security ehf.  leggur mikla áherslu á að vernda vel allar persónuupplýsingar og hefur því yfir að skipa innra eftirlitskerfi sem á að tryggja að ávallt skulu gerðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar  öryggisráðstafanir.

Við munum tilkynna þér án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þínar sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig. Með öryggisbroti í framangreindum skilningi er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Athygli þín er þó vakin á því að þú berð ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. í gegnum, spjallrás eða stjórnstöð.

Okkar vefsíður nota SSL skilríki sem þýðir að gagnaflutningar til og frá síðunum er dulkóðaður og því öruggari. SSL skilríki varna því að þriðji aðili komist yfir gögn sem eru send í gegn um vefinn til dæmis þegar sendar eru fyrirspurnir og þjónustupantanir af vefsvæðinu.

Við viljum einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega öruggur. Þér er því bent á að láta okkur umsvifalaust vita ef þú telur hættu á að tilteknar upplýsingar sem þú hefur gefið okkur séu í hættu.

VIII. Varðveisla

115 Security reynir eftir fremsta magni að halda persónuupplýsingum um þig nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum.  Við geymum persónupplýsingarnar þínar í þann tíma sem er nauðsynlegur til að uppfylla markmið þessarar stefnu um persónuvernd nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður skv. lögum. Ef möguleiki er á að persónuupplýsinganna kunni að vera þörf síðar til að uppfylla lagaskyldur, t.d. gagnvart skattyfirvöldum, eða til að höfða eða verjast réttarkröfu, munum við taka afrit af hlutaðeigandi persónuupplýsingum og varðveita þær á öruggu formi eins lengi og nauðsyn ber til.

IX. Réttindi þín

Þú átt rétt á og getur óskað eftir að 115 Security veiti þér upplýsingar um þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið býr yfir sem og um vinnslu og meðferð upplýsinga um þig.

Þú átt rétt á því í vissum tilvikum að persónuupplýsingar um þig séu leiðréttar eða þeim eytt, t.d. ef upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar í þágu þess tilgangs sem þeirra var upphaflega aflað í.

Beiðni þín verður tekin til greina og þér afhentar upplýsingarnar (þegar það á við) innan hæfilegs tíma, þó með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra gera, þ.m.t. viðskiptaleyndarmál og hugverkaréttindi. Þér verður tilkynnt og gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verði við beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Þú getur kvartað til Persónuverndar ef við neitum að afhenda þér ákveðnar upplýsingar.

X. Persónuvernd barna

Persónuupplýsingum um börn yngri en 13 ára er ekki safnað.

Breytingar

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Þér er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu fyrirtækisins; www.115.is.

Vafrakökur

Vafrakökur (e. cookies) eru smáar textaskrár sem vefsíður koma fyrir á tölvu þinni, síma eða snjalltæki þegar þú heimsækir þær. Vafrakökur eru almennt notaðar til að bæta viðmót og notendaupplifun vefsíðunnar. Einnig til þess að vefsíðan muni mikilvægar upplýsingar frá fyrri heimsóknum þínum. Vafrakökur eru öruggar, þær innihalda ekki kóða og geta ekki verið notaðar til komast inn í tölvuna þína.

Af hverju notar 115 Security vafrakökur?

Við notum vafrakökur til mælinga á heimsóknum á heimasíðu okkar. Umferð á vefinn eru mæld með Google Analytics. Það þýðir að skráður er tími og dagsetning heimsókna á vefinn, IP tölur þeirra sem heimsækja hann og frá hvaða vefsíðu heimsóknir koma, tegund vafra og stýrikerfis og hvaða leitarorð notendur nota til að komast á vefinn sem og til að finna efni innan hans. Vafrakökur eru notaðar í margvíslegum tilgangi eins og til dæmis að muna hvað notandi hefur valið í bókunarvél á meðan hann er tengdur vefsvæðinu, þær kunna einnig að vera notaðar í öryggisskyni. Lotukökur eyðast þegar notandi fer af vefsvæði og eru því ekki vistaðar til lengri tíma. Viðvarandi vafrakökur vistast á tölvu notanda og muna val eða aðgerðir notanda á vefsvæði. Engar tilraunir eru gerðar til að tengja heimsókn við persónugreinanlegar upplýsingar.

Hvernig er hægt að eyða vafrakökum?

Allir vafrar bjóða upp á takmörkun á notkun á vafrakökum, eins er mögulegt að slökkva á þeim í stillingum vafranns. Ólíkt er eftir vöfrum hvernig þetta er gert en leiðbeiningar má finna í hjálparvalmöguleika í vafranum sem þú notar. Einnig er hægt að eyða þeim vafrakökum sem þegar eru vistaðar hjá þér. Skrefin við að eyða vafrakökum eru ólík eftir vöfrum en leiðbeiningar um slíkt má finna í hjálparvalmöguleika  í vafranum sem þú notar.

Persónuverndarfulltrúi 115 Security er:

Matthías Valdimarsson

Netfang: 115@115.is

Sími: 5115115

STE-0441 Persónuverndarstefna 115 Security ehf.

Samþykkt 06.02.2021